Formloser Antrag: Aufwandsentschädigung — Erstattung beruflicher Aufwendungen
Berufliche Aufwendungen müssen vom Arbeitgeber erstattet werden — wenn sie im Interesse des Unternehmens entstanden sind. Von Fahrtkosten bis zur Homeoffice-Pauschale: Wir erklären die Rechtslage.
Aufwandsentschädigung: Was erstattet werden muss
§ 670 BGB verpflichtet den Arbeitgeber, alle Aufwendungen zu ersetzen, die der Arbeitnehmer im Interesse des Unternehmens getätigt hat — ohne Eigennutzen.
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Ohne vertragliche Regelung gilt § 670 BGB automatisch — nicht ausschließbar
Seit 2021: 0,35 €/km ab dem 21. km nach BRKG — privatem AG steht dies frei
Seit 2023 dauerhaft: 6 € pro Home-Office-Tag bis max. 210 Tage/Jahr (§ 4 Abs. 5 EStG)
Selbst gewählte Fortbildung ohne AG-Zustimmung: kein Anspruch — vorher genehmigen lassen
Aufwendungsersatz im Überblick
Je nach Aufwendungsart gelten unterschiedliche Erstattungsregeln und steuerliche Behandlungen.
| Aufwendungsart | Erstattungsanspruch | Steuerfrei bis |
|---|---|---|
| Dienstliche PKW-Fahrt | Ja — § 670 BGB | 0,30 €/km (ab 21. km: 0,35 €) |
| ÖPNV dienstlich | Ja — § 670 BGB | Volle Kosten |
| Homeoffice-Mehrkosten | Einvernehmlich / vertragliche Regelung | 6 €/Tag (max. 1.260 €/Jahr) |
| Fortbildung (AG-genehmigt) | Ja — § 670 BGB | Volle Kosten |
| Bewirtung dienstlich | Ja (bei Beleg) | 70 % der Kosten abzugsfähig |
| Arbeitsweg (Pendeln) | Nein — kein Aufwendungsersatz | Entfernungspauschale (Steuer) |
Antrag-Generator — PDF & Word
Aufwandsentschädigung in der Praxis
Diese Fälle zeigen, wie Erstattungsansprüche wirksam geltend gemacht werden.
Kundenbesuch mit eigenem PKW — Arbeitgeber zahlt nicht
Arbeitnehmer fährt im Auftrag des AG regelmäßig zu Kunden — bekommt keine Kilometerentschädigung.
- →Antrag auf Fahrtkosten-Erstattung nach § 670 BGB — 0,30 €/km (steuerlicher Mindest-Richtwert)
- →Fahrtenbuch mit Datum, Ziel, Zweck und km-Stand führen
- →Schriftlicher Antrag mit Fahrtnachweis als Anlage einreichen
- →AG muss erstatten — kein Ermessen, solange dienstliche Veranlassung nachgewiesen
Dauerhaftes Homeoffice — Mehrkosten nicht erstattet
Arbeitnehmer arbeitet seit 2 Jahren dauerhaft im Homeoffice. Internet, Strom, Drucker selbst bezahlt.
- →Antrag auf Homeoffice-Pauschale oder konkrete Kostenerstattung einreichen
- →Ohne Vereinbarung: AG ist nach § 670 BGB zur Erstattung verpflichtet, wenn er Homeoffice angeordnet hat
- →Konkrete Mehrkosten (Internet-Anteil, Strom-Mehrverbrauch) berechnen und belegen
- →Alternative: Steuerliche Homeoffice-Pauschale in Steuererklärung geltend machen
Genehmigter Kurs — Kosten nicht erstattet
Arbeitgeber hat Fachlehrgang genehmigt. Kurskosten und Fahrtkosten wurden bislang nicht erstattet.
- →Antrag auf Erstattung aller genehmigten Fortbildungskosten nach § 670 BGB
- →Genehmigungsmail oder Bestätigung als Beleg — Rechnung als Nachweis
- →Verjährungsfrist beachten: 3 Jahre — zeitnah geltend machen
- →Rückzahlungsklausel im Vertrag prüfen: Manche AG vereinbaren Rückzahlung bei Kündigung
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